Как привести дела в порядок, Дэвид Аллен

Книга в трех предложениях

1. Если мы не будем надлежащим образом управлять "разомкнутыми петлями" в нашей жизни, наше внимание будет притянуто.
2. Подавленность возникает из-за того, что вы не проясняете, каков ваш предполагаемый результат, не решаете, каким будет следующее действие, и не напоминаете себе о своем предполагаемом результате и действии.
3. Вам нужно преобразовать весь "материал", который вы привлекаете и накапливаете, в четкий перечень значимых действий, проектов и полезной информации.

Пять больших идей

1. Чтобы что-то сделать, требуется определить, что означает “сделано” и как выглядит “делание”.
2. Освоение вашего рабочего процесса включает в себя захват того, что привлекает ваше внимание, разъяснение того, что это означает, размещение этого на своих местах, частое его рассмотрение и взаимодействие с ним.
3. Если действие займет менее двух минут, оно должно быть выполнено в тот момент, когда оно определено.
4. Тревога и чувство вины возникают не из-за того, что у вас слишком много дел; они возникают из-за нарушения соглашений с самим собой.
5. Ваш разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не для того, чтобы удерживать их.

Краткое изложение книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок»

Основная истина, которую Аллен обнаружил за десятилетия коучинга и обучения тысяч людей, заключается в том, что большинство стрессов, которые испытывают люди, возникают из-за ненадлежащего управления обязательствами, которые они берут на себя или принимают.

Все, чему не место там, где оно есть, таким, какое оно есть, является “разомкнутым циклом", который будет привлекать ваше внимание, если им не управлять должным образом.

“Ты должен использовать свой разум, чтобы выбросить все из головы”.

“Чаще всего причина, по которой что-то у вас на уме, заключается в том, что вы хотите, чтобы это было не так, как сейчас, и все же: вы не уточнили точно, каков предполагаемый результат; вы не решили, каким будет следующий шаг физического действия; и / или вы не поставили напоминания о результат и действия, требуемые в системе, которой вы доверяете”.

До тех пор, пока ваши мысли не прояснятся и решения не будут приняты, а полученные данные не будут сохранены в системе, к которой, как вы абсолютно уверены, вы получите доступ и будете думать о ней, когда вам это понадобится, ваш мозг не может отказаться от работы.

“Это пустая трата времени и энергии - продолжать думать о чем-то, в чем вы не добиваетесь прогресса”.

Нам нужно преобразовать весь "материал", который мы привлекаем и накапливаем, в четкий перечень значимых действий, проектов и полезной информации.

Для достижения цели требуются два основных компонента:

1. Исход. Определение того, что означает “сделано”
2. Действие. На что похоже “делать”

Вам необходимо контролировать обязательства, проекты и действия двумя способами:

1. Горизонтально. Поддержание согласованности во всех видах деятельности, в которых вы участвуете
2. Вертикально. Управление мышлением, разработкой и координацией отдельных тем и проектов

“Цель управления по горизонтали и вертикали одна и та же: выбросить что-то из головы и довести это до конца”.

“Обычно существует обратная зависимость между тем, насколько сильно что-то у вас на уме, и тем, как быстро это делается”.

“Нет причин когда-либо дважды думать об одной и той же мысли, если только вам не нравится эта мысль”.

Пять шагов освоения рабочего процесса

1. Захватить. Соберите то, что привлекает ваше внимание
2. Уточнить. Осознайте, что это значит
3. Организовать. Положи это туда, где ему самое место
4. Отражать. Просматривайте часто
5. Привлекать. Просто делай

Три требования, необходимые для выполнения этапа захвата

1. Каждый разомкнутый контур должен быть в вашей системе захвата и вне вашей головы
2. У вас должно быть, как можно меньше ведер для захвата, с которыми вы можете обойтись
3. Вы должны регулярно опорожнять их

Напоминания о действиях, которые вам необходимо предпринять, делятся на две категории:

• Те, которые касаются вещей, которые должны произойти в определенный день или время
• Те, которые касаются вещей, которые просто нужно сделать как можно скорее

В вашем календаре должны быть три события:

1. Действия, зависящие от конкретного времени. Это причудливое название для назначений.
2. Действия, относящиеся к конкретному дню. Это вещи, которые вам иногда нужно делать в определенный день, но не обязательно в определенное время.
3. Информация, относящаяся к конкретному дню. Календарь также позволяет отслеживать то, о чем вы хотите знать в определенные дни — не обязательно действия, которые вам придется предпринять, а скорее информацию, которая может быть полезна в определенную дату.
“Полезно иметь календарь, в котором вы можете отмечать действия как по времени, так и по дням”.

“Списки следующих действий, которые, наряду с календарем, лежат в основе организации и ориентации ежедневного управления действиями”.

Системы бездействия делятся на три категории:

1. Мусор. Это самоочевидно.
2. Инкубация. Это вещи, которые не требуют немедленных действий, но которые стоит сохранить. Существует два вида инструментов инкубации (i) списки "Когда-нибудь/может быть" и (ii) система "щекотун". Когда-нибудь / может быть, пункты носят характер “проектов, которые я, возможно, захочу сделать, но не сейчас ... но я бы хотел, чтобы мне регулярно напоминали о них”. Система "Тиклер" предназначена для элементов, о которых вы не хотите или не нуждаетесь в напоминании до определенного времени в будущем.
3. Ссылка. Справочные системы обычно имеют две формы: (1) хранилище для конкретной темы и области и (2) общие справочные файлы. Первые типы обычно определяют себя с точки зрения того, как они хранятся. Второй тип справочной системы - это та, которая нужна каждому под рукой для хранения специальной информации, которая не относится к какой-то заранее разработанной более крупной категории. “Все ваши проекты, планы активных проектов и следующие действия, повестки дня, ожидание и даже списки “Когда-нибудь / возможно" должны пересматриваться раз в неделю".

Еженедельный обзор - это время для:

1. Соберите и обработайте все свои вещи
2. Просмотрите свою систему
3. Обновите свои списки
4. Будьте чисты, понятны, актуальны и завершены

Модель из четырех критериев для выбора действий в данный момент

1. Контекст
2. Доступное время
3. Доступная энергия
4. Приоритет

Тройственная модель для определения повседневной работы

Когда вы что-то делаете, или “работаете” в общепринятом смысле, вы можете заниматься тремя различными видами деятельности:

1. Выполнение предопределенной работы. Когда вы выполняете предопределенную работу, вы работаете из списков следующих действий и календаря — выполняете задачи, которые, как вы ранее определили, необходимо выполнить, или управляете своим рабочим процессом.
2. Выполняю работу по мере ее появления. Каждый день преподносит сюрпризы, и на многие из них вам придется потратить некоторое время и энергию. Однако, когда вы следуете этим указаниям, вы по умолчанию решаете, что эти вещи важнее всего остального, что вам приходится делать в это время.
3. Определение вашей работы. Определение вашей работы включает в себя очистку вашей папки "Входящие", ваших цифровых сообщений и заметок о собраниях, а также разбивку новых проектов на практические шаги.

Шестиуровневая модель рецензирования Вашей собственной работы

1. Горизонт 5: Цель и принципы
2. Горизонт 4: Видение
3. Горизонт 3: Цели
4. Горизонт 2: Приоритетные области и ответственность
5. Горизонт 1: Текущие проекты
• Основание: Текущие действия. Это накопленный список всех действий, которые вам необходимо предпринять.
• Горизонт 1: Текущие проекты. Это относительно краткосрочные результаты, которых вы хотите достичь (например, организация конференции по продажам).
• Горизонт 2: Приоритетные области и ответственность. Это ключевые области вашей жизни и работы, в которых вы хотите достигать результатов и поддерживать стандарты.
• Горизонт 3: Цели. Это то, чего вы хотели бы достичь или иметь на месте, что могло бы придать важность определенным аспектам вашей жизни и уменьшить другие.
• Горизонт 4: Видение. Как вы думаете, как будет выглядеть ваша жизнь и работа через три-пять лет? Решения на такой высоте могут легко изменить то, как может выглядеть ваша работа на многих уровнях.
• Горизонт 5: Цель и принципы. Это общая картина.

Ключевыми составляющими расслабленного контроля являются:

• Четко определенные результаты (проекты) и последующие действия, необходимые для их завершения
• Напоминания размещаются в надежной системе, которая регулярно проверяется

“Если вы ждете, пока у вас появится хорошая идея, прежде чем у вас появятся какие-либо идеи, у вас их будет немного”.

“Часто единственный способ принять трудное решение - это вернуться к цели того, что вы делаете”.

“Если вы не уверены, зачем вы что-то делаете, вы никогда не сможете сделать этого достаточно”.

“Один из самых мощных жизненных навыков и один из самых важных для оттачивания и развития как профессионального, так и личного успеха - это достижение четких результатов”.

“Если проект все еще у вас на уме, требуется больше размышлений”.

“Большой секрет эффективного творческого и продуктивного мышления и действий заключается в том, чтобы сосредоточить внимание на нужных вещах в нужное время”.

“Один из лучших способов повысить вашу производительность - это иметь инструменты для организации, которыми вы любите пользоваться”.

“Пока вы не захватите все, что привлекает ваше внимание, какая-то часть вас все еще не будет полностью доверять тому, что вы работаете со всей картиной вашего мира”.

“Ты можешь чувствовать себя хорошо из-за того, чего не делаешь, только когда знаешь все, чего не делаешь”.

Вот четыре категории вещей, которые могут оставаться там, где они есть, такими, какие они есть, без привязки к ним каких-либо действий:

1. Припасы
2. Справочный материал
3. Украшение
4. Оборудование

Рекомендации по обработке

1. Сначала обработайте верхний элемент
2. Обрабатывайте по одному элементу за раз
3. Никогда ничего не кладите обратно в “внутри”

Лоток - это станция обработки, а не бункер для хранения. В нем будет три типа предметов:

1. Мусор
2. Предметы для инкубации
3. Справочный материал

“Это прекрасно - решать не решать о чем-то. Вам просто нужна система “решай-не-решай", чтобы выбросить это из головы".

Существует семь основных типов вещей, которые вы захотите отслеживать и которыми будете управлять с организационной и операционной точки зрения:

1. Список проектов
2. Вспомогательные материалы для проекта
3. Действия и информация календаря
4. Списки следующих действий
5. Список ожидающих
6. Справочный материал
7. Список "Когда-нибудь/может быть"

“Основная причина организации заключается в снижении когнитивной нагрузки, то есть в устранении необходимости постоянно думать: “Что мне нужно с этим делать?""

“Контрольные списки могут быть очень полезны, чтобы вы знали, о чем вам не нужно беспокоиться”.

“Ваши лучшие мысли о работе не произойдут, пока вы на работе”.

“Сам мир никогда не бывает подавлен или сбит с толку — только мы сами, благодаря тому, как мы взаимодействуем с ним”.

Аллен рекомендует всегда вести учет того, что необходимо сделать и что требует очень мало умственных или творческих усилий.

“Один из лучших способов увеличить свою энергию - это замкнуть некоторые из ваших циклов”.

“Невозможно быть довольным своим выбором, если вы не ясно представляете, в чем на самом деле заключается ваша работа”.

“Нет никаких перебоев — есть только неуправляемые входные данные”.

“Выполняйте неожиданную работу по мере ее появления не потому, что это путь наименьшего сопротивления, а потому, что это то, что вам нужно делать по сравнению со всем остальным”.

“Разберитесь с тем, что привлекает ваше внимание, и тогда вы обнаружите, что действительно привлекает ваше внимание”.

Аллен считает, что самое важное, с чем нужно иметь дело, - это то, что больше всего занимает ваши мысли.

“Если вы не совсем уверены в том, в чем заключается ваша работа, она всегда будет казаться вам ошеломляющей”.

“Когда вы не уверены, куда идете или что для вас действительно важно, вы никогда не будете знать достаточно”.

Однако есть два типа проектов, которые заслуживают хотя бы какой-то деятельности по планированию:

1. Те, которые все еще привлекают ваше внимание даже после того, как вы определили их следующие действия
2. Те, о которых потенциально полезные идеи и поддерживающие детали просто отображаются в объявлении

“Одним из величайших препятствий на пути организационной (и семейной) продуктивности является отсутствие кого-то, с кем нужно встретиться и с кем двигаться вперед”.

“Чувство тревоги и вины возникает не из-за того, что у вас слишком много дел; это автоматический результат нарушения соглашений с самим собой”. “Негативные чувства — это просто результат нарушения этих соглашений - это симптомы распада доверия к себе”.

“Ведение объективного и полного перечня вашей работы, регулярно пересматриваемого, значительно облегчает честный отказ”.

“Когда культура принимает вопрос “Каково следующее действие?" в качестве стандартного операционного запроса, возрастает энергия, производительность, ясность и сосредоточенность".

“Определение того, как выглядит реальное выполнение на самом базовом уровне, и организация напоминаний-заполнителей, которым мы можем доверять, являются главными ключами к повышению производительности и созданию спокойной внутренней среды”.

“Определение конкретных проектов и последующих действий, направленных на решение реальных проблем качества жизни, - это производительность в лучшем виде”.

“Твой разум предназначен для того, чтобы иметь идеи, а не для того, чтобы удерживать их”.

“Вы можете сосредоточить свое сознательное внимание только на чем-то одном за раз”.

“Предоставление себе правильных подсказок, которые вы заметите в нужное время, о правильных вещах, является основной практикой продуктивности без стресса”.